Guia operacional
Manual do usuário — Flow Locações
Guia operacional das Fases A–6: do cadastro da locadora ao ciclo completo de locação.
Atualizado em 2026-09-07
1. Começar — criar conta e empresa
Abra sua locadora no Flow Locações com trial de 14 dias, sem cartão. A cobrança Stripe fica para a Fase 8.
Rotas: /criar-conta · /onboarding · /app
Como usar
- Acesse /criar-conta e preencha seu nome, e-mail e senha (mínimo 8 caracteres).
- Informe o nome da locadora e o endereço público (slug, mínimo 3 caracteres). O site ficará em /l/seu-slug.
- Se o e-mail exigir confirmação, confirme e volte em /entrar; depois finalize em /onboarding.
- Com a empresa criada você entra no app em /app como administrador, já no trial.
Não faça
- Não use o mesmo slug de outra locadora publicada — o endereço público precisa ser único.
- Não confunda “Criar conta” em /entrar (só login) com /criar-conta (abre a empresa e o trial).
Tela de exemplo
Trial 14 dias · sem cartão
Criar sua locadora
2. Entrar e recuperar senha
Acesso da equipe por e-mail, Google ou convite. Conta sem empresa volta ao onboarding.
Rotas: /entrar · /redefinir-senha
Como usar
- Em /entrar use e-mail e senha, ou Entrar com Google.
- Esqueci a senha envia o link; conclua em /redefinir-senha.
- Se a conta não estiver em nenhuma equipe, o app oferece criar a locadora em /onboarding ou pedir convite.
- Após o login você vai para /app (atalhos antigos /painel redirecionam).
Não faça
- Não compartilhe a senha do administrador — convide cada pessoa com o próprio e-mail.
- Não tente entrar numa empresa sem ter sido convidado: o convite exige e-mail já cadastrado.
Tela de exemplo
Acesso da equipe
Esqueci a senha
3. Painel (visão do dia)
Cards do dia, alertas e atalhos para o que precisa de ação agora.
Rotas: /app
Como usar
- Abra /app para ver locações do dia, a receber, entregas, retiradas e pendências.
- Use a seção de alertas (sinal pendente, contrato, estoque, rota sem motorista).
- Acompanhe próximas locações e o gráfico de receita × despesas com dados reais.
- No mobile, use a barra inferior para Agenda, Separação e Entregas.
Não faça
- Não trate os cards como decoração — eles refletem o banco da sua organização.
- Não ignore alertas de overbooking ou entrega sem frota: resolva antes do horário.
Tela de exemplo
Locações hoje
8
A receber
R$ 4.280
Entregas
5
Alerta
LOC-0142 · entrega sem motorista · hoje 10:00
4. Clientes
Cadastro PF/PJ, contatos e histórico comercial na ficha do cliente.
Rotas: /app/clientes · /app/clientes/$id
Como usar
- Em /app/clientes crie um cliente (pessoa física ou jurídica) com documento, telefone, WhatsApp e e-mail.
- Preencha endereço, cidade e origem quando souber — ajuda frete e follow-up.
- Abra a ficha para ver orçamentos, locações, valores pagos e pendentes.
- Edite observações internas sem misturar com o texto enviado ao cliente na proposta.
Não faça
- Não cadastre o mesmo CPF/CNPJ duplicado se a equipe já usa aquele registro.
- Não apague um cliente com histórico ativo só para “limpar” a lista — desative o uso operacional.
Tela de exemplo
Buffet Aurora Ltda
CNPJ · São José · WhatsApp (19) 9xxxx
Orçamentos
12
Locações
7
Pendente
R$ 890
5. Orçamentos
Pedido do site vira orçamento. Orçamento não bloqueia estoque; pré-reserva e confirmação, sim.
Rotas: /app/orcamentos · /app/orcamentos/$id · /proposta/$token · /l/$slug/orcamento
Como usar
- Pedidos públicos em /l/{slug} (ou /orcamento no site legado) entram como quotes na sua org.
- Em /app/orcamentos abra o orçamento: cliente, datas do evento, endereço, itens, frete, desconto, acréscimo e caução.
- Adicione variantes ou kits; o kit expande internamente nos componentes de estoque.
- Atualize o status (rascunho → enviado → negociação → aprovado etc.) e compartilhe /proposta/{token}.
- Gere pré-reserva para bloquear estoque até hold_expires_at, ou converta em locação quando aprovado.
- Imprima a proposta em /imprimir/orcamento/{id}.
Não faça
- Não prometa disponibilidade só porque o orçamento existe — orçamento não reserva estoque.
- Não misture caução com valor pago da locação: caução é garantia, não pagamento do aluguel.
Tela de exemplo
ORC-2026-018
EnviadoBuffet Aurora · 12/set · 18h–02h
- 120× Cadeira empilhável brancaR$ 480
- 30× Mesa dobrável 1,80mR$ 1.050
- Frete sugeridoR$ 220
Orçamento não bloqueia estoque · pré-reserva até 18:00
6. Locações (central)
Tela única da locação: resumo, itens, financeiro, logística, checklist, avarias e timeline.
Rotas: /app/locacoes · /app/locacoes/$id
Como usar
- Liste em /app/locacoes e abra a central /app/locacoes/{id}.
- Confirme a locação para bloquear estoque na janela stock_block (padrão: evento −4h / +24h).
- Avance o status operacional (separação, carregada, em rota, entregue, retirada, conferência, higienização, finalizada).
- Registre pagamentos, checklist, avarias e manutenção; gere contrato e romaneio pela própria ficha.
- Overbooking só com autorização explícita de administrador na confirmação.
Não faça
- Não confirme acima do disponível sem autorização de administrador.
- Não cancele uma locação confirmada sem combinar com o cliente — o cancelamento libera o estoque.
Tela de exemplo
LOC-0142 · Buffet Aurora
Confirmada120 cadeiras · 30 mesas · 12/set · 18h–02h
Sinal recebido · saldo na retirada
7. Agenda, separação e entregas
Operação do dia: o que separar, carregar, entregar e retirar, com checklist.
Rotas: /app/agenda · /app/separacao · /app/entregas
Como usar
- Em /app/agenda use dia, semana ou mês e o modo operacional (separação → entrega → retirada).
- Em /app/separacao trabalhe a fila: confirmar → separar → carregar, marcando itens do checklist.
- Em /app/entregas acompanhe entregas e retornos; avance status quando a equipe concluir no local.
- Filtros por status, cidade, veículo e equipe ajudam no pico de sábado.
Não faça
- Não marque checklist sem conferir a quantidade física — a disponibilidade depende disso.
- Não avance para “entregue” se a carga ainda não saiu do depósito.
Tela de exemplo
Kit festa 40 lugares
Condomínio Jardim
Salão São José
8. Estoque
Estoque quantitativo temporal: o disponível muda com data, hora e reservas ativas.
Rotas: /app/estoque · /app/produtos · /app/catalogo
Como usar
- Em /app/estoque veja saldos por variante (físico, manutenção, limpeza, baixado).
- Ajuste quantidade só pelo fluxo do sistema — toda mudança gera inventory_movement.
- Consulte disponibilidade no período do evento (reservas ativas na janela de bloqueio).
- Kits não têm estoque próprio: 10 kits de 1 mesa + 4 cadeiras reservam 10 mesas e 40 cadeiras.
Não faça
- Nunca altere saldo “na mão” sem movimentação registrada.
- Nunca mostre quantidade total de estoque no site público — só disponível / consultar / indisponível.
Tela de exemplo
Cadeira Plástica Empilhável · Branca
Físico
2.400
Reservado (12/set)
320
Manutenção
18
Disponível janela
2.062
Última movimentação: ajuste +40 · inventory_movements
9. Logística e veículos
Rotas de entrega/retirada, frota, pontos de carga e frete com km manual.
Rotas: /app/logistica · /app/veiculos · /app/equipe
Como usar
- Cadastre veículos em /app/veiculos (placa, capacidade em pontos de carga, consumo, custo/km).
- Cadastre motoristas e ajudantes em /app/equipe com custos diário/hora.
- Em /app/logistica ou na ficha da locação, atribua veículo, motorista e ajudantes à rota.
- Informe km ida/volta; o sistema sugere frete (combustível, pedágio, equipe, outros) — você pode sobrescrever o cobrado.
- Se a carga exceder a capacidade, o alerta estima viagens; não bloqueia, mas avisa.
Não faça
- Não atribua o mesmo veículo ou pessoa a duas rotas no mesmo horário.
- Não confie em frete sem km preenchido — a distância ainda é manual (Maps vem depois).
Tela de exemplo
Entrega LOC-0142
Capacidade OK- Veículo: Sprinter 01 · 500 pts · carga 420 pts
- Motorista: Carlos · Ajudante: Ana
- Km ida+volta: 48 · Frete sugerido R$ 220 · Cobrado R$ 250
10. Financeiro e contratos
Pagamentos, despesas, caução, contratos e documentos para imprimir/PDF.
Rotas: /app/financeiro · /app/contratos · /imprimir/$tipo/$id
Como usar
- Registre pagamentos (PIX, dinheiro, cartão, boleto, transferência) na locação ou em /app/financeiro.
- Separe caução do valor da locação: caução não soma em paid_amount do aluguel.
- Lance despesas e acompanhe a receber / vencido no dashboard financeiro.
- Gere contrato em /app/contratos (ou na ficha); imprima orçamento, contrato, recibo e romaneio em /imprimir/…
- No navegador use Imprimir → Salvar como PDF.
Não faça
- Não use caução como se fosse quitação do saldo da locação.
- Não edite o HTML impresso como fonte da verdade — o dado oficial está no banco.
Tela de exemplo
Total
R$ 1.750
Pago
R$ 700
Saldo
R$ 1.050
Caução R$ 300 (não entra em paid_amount)
11. Equipe e configurações
Convites, papéis, dados da empresa, site publicado e cláusulas do contrato.
Rotas: /app/configuracoes · /app/equipe
Como usar
- Em Configurações → Equipe, convide pelo e-mail de quem já criou login no Flow Locações.
- Defina o papel (administrador, gerente, vendedor, financeiro, estoque, logística, motorista) e ative/desative membros.
- Aba Empresa: razão social, documento, endereço; marque published e ajuste o slug para o site /l/{slug}.
- Aba Site: nome, hero, WhatsApp, e-mail, cidades atendidas, exibir preços públicos.
- Aba Cláusulas: texto usado na geração do contrato da locação.
Não faça
- Não publique o site (published) antes de revisar textos e WhatsApp reais.
- Não promova todo mundo a administrador — overbooking e usuários sensíveis ficam no admin.
Tela de exemplo
Slug · aurora → /l/aurora
Published · sim
WhatsApp · (19) 90000-0000
12. Catálogo admin, relatórios e assinatura
Gestão do catálogo interno, exportações e status do plano (sem checkout nesta fase).
Rotas: /app/catalogo · /app/produtos · /app/relatorios · /app/assinatura
Como usar
- Em /app/produtos e /app/catalogo gerencie categorias, produtos, variantes, fotos e preços.
- Em /app/relatorios veja rentabilidade por locação e exporte CSV (respeitando RLS da sua org).
- Em /app/assinatura confira plano (Essencial, Profissional, Escala), status trial/active e dias restantes.
- Trial novo: 14 dias sem cartão. Cobrança Stripe e portal do cliente entram na Fase 8.
Não faça
- Não invente pagamento de assinatura nesta fase — a tela é só status/transparência.
- Não apague variantes com histórico de movimentação; desative o produto se precisar.
Tela de exemplo
Plano atual
Profissional
R$ 199/mês · cobrança Stripe na Fase 8
13. Site da locadora
O cliente final monta a lista no site público; a equipe responde no app.
Rotas: /l/$slug · /l/$slug/catalogo · /l/$slug/orcamento · /proposta/$token
Como usar
- Compartilhe /l/seu-slug com clientes (ex.: /l/flow).
- Cliente navega o catálogo, escolhe cor/quantidade e usa Meu orçamento (drawer).
- No envio, o sistema cria o orçamento interno; a equipe completa frete, condições e envia a proposta.
- O link /proposta/{token} mostra a proposta sem login; impressão segue o fluxo do app.
Não faça
- Não diga ao cliente que o pedido “já reservou” — só após pré-reserva/confirmação com sinal.
- Não exponha números totais de estoque nas páginas públicas.
Tela de exemplo
Aurora Locações
Mesas e cadeiras para seu evento, sem complicação.
Meu orçamento · 3 itens · não reserva estoque